Conditions Générales

Article 1 — Définitions

Dans les présentes Conditions Générales, les définitions suivantes s'appliquent :

« Workly »

Workly BV, ayant son siège social à Stationsstraat 85 E, 2250 Olen, Belgique. Numéro de TVA : [à compléter]. E-mail : info@worklyhq.com.

« Plateforme »

L’application web SaaS proposée par Workly, accessible via worklyhq.com et ses sous-domaines, y compris l’application web mobile associée (PWA).

« Client »

Toute personne physique ou morale qui crée un compte sur la Plateforme et conclut ainsi un Contrat avec Workly.

« Utilisateur »

Toute personne qui accède à la Plateforme au nom du Client, y compris le personnel via le portail du personnel.

« Client Final »

Le client ou visiteur du Client qui passe une commande, effectue une réservation ou achète un bon cadeau via la Plateforme.

« Services »

Toutes les fonctionnalités proposées par Workly via la Plateforme, telles que décrites à l’Article 4.

« Contrat »

Le contrat entre Workly et le Client qui se forme lors de la création du compte et de l’acceptation des présentes Conditions Générales.

« Abonnement »

Le plan payant choisi par le Client qui donne accès à (une partie de) des Services.

Article 2 — Champ d'application

Les présentes Conditions Générales s'appliquent à toute utilisation de la Plateforme, à tout Contrat entre Workly et le Client, et à toutes les obligations qui en découlent. Les conditions divergentes du Client sont expressément rejetées, sauf acceptation écrite de la part de Workly.

En créant un compte et en cochant la case « J'accepte les Conditions Générales », le Client confirme avoir lu et accepté intégralement ces conditions.

Article 3 — Formation du Contrat

Le Contrat est formé au moment où le Client termine le processus d'inscription sur la Plateforme, y compris la case d'acceptation des présentes Conditions Générales. À ce moment, la date et l'heure d'acceptation, la version acceptée des conditions, l'adresse IP du Client et l'adresse e-mail de l'utilisateur sont enregistrées électroniquement.

Droit de rétractation — Exclusion B2B : La Plateforme s'adresse exclusivement aux Clients professionnels (entreprises au sens du Livre I CDE). Conformément à l'article VI.53, 1° du Code de droit économique, le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique pas aux contrats entièrement exécutés avec le consentement préalable exprès du consommateur. Lors de l'activation du compte, le Client consent à l'exécution immédiate des Services, de sorte qu'aucun droit de rétractation ne s'applique. Par ailleurs, le droit légal de rétractation s'applique exclusivement aux consommateurs (B2C) et non aux acheteurs professionnels (B2B).

Article 4 — Description des Services

La Plateforme offre, selon l'Abonnement choisi, les modules et fonctionnalités suivants :

• Gestion des réservations — Système de réservation en ligne pour les établissements horeca et de traiteur.
• Planification du personnel — Gestion des shifts et des heures, planning, portail personnel avec accès PIN.
• Campagnes de mailing — Newsletters et campagnes e-mail (avec opt-in conforme au RGPD et possibilité de désinscription).
• Bons cadeaux — Bons cadeaux numériques que les Clients Finaux peuvent acheter et utiliser. Validité : voir Article 9.
• Système de commande QR — Pages de commande via code QR permettant aux Clients Finaux de commander sur place ou à distance.
• Facturation & Peppol — Création, gestion et facturation électronique via le réseau Peppol.
• Gestion des stocks — Gestion des produits, inventaire, calculs de marge et analyses.
• Catalogue & Site web — Page de catalogue en ligne avec menu, personnalisable par organisation.
• Tableau de bord financier ("The Beast") — Aperçus des profits et pertes, analyse des revenus, gestion des coûts.
• Devis — Créer, envoyer et suivre des devis pour les missions traiteur.

Workly se réserve le droit d'ajouter de nouvelles fonctionnalités, d'améliorer les modules existants ou de modifier les fonctionnalités non essentielles. En cas de suppression d'une fonctionnalité principale d'un Abonnement payant, le Client sera notifié par e-mail au moins 30 jours à l'avance.

Article 5 — Abonnements et Tarifs

5.1 Formules d'abonnement

Horeca : Go (179 €/mois), Plus (350 €/mois), Go Plus (450 €/mois)

Traiteur : Basic (179 €/mois), Pro (350 €/mois), Enterprise (450 €/mois)

Tous les prix sont TVA incluse (21 %). Réductions pour paiement annuel disponibles.

5.2 Période d'essai gratuite

Les nouveaux Clients bénéficient d'une période d'essai gratuite de 14 jours calendrier. Aucun moyen de paiement n'est requis.

5.3 Modifications de prix

Workly peut ajuster les prix moyennant un préavis de 30 jours par e-mail. En cas d'augmentation, le Client peut résilier conformément à l'Article 7.

Article 6 — Conditions de paiement

6.1 Paiement anticipé

Tous les frais d'abonnement sont facturés à l'avance. Pour les Abonnements mensuels, le Client reçoit une facture avant le début de chaque nouveau mois pour le mois à venir. Pour les Abonnements annuels, le montant annuel complet est facturé avant le début de la nouvelle période annuelle.

6.2 Méthodes de paiement

Le paiement s'effectue via les méthodes de paiement disponibles sur la Plateforme (carte de crédit, Bancontact, domiciliation via Stripe). Le Client est responsable de la mise à jour de ses données de paiement.

6.3 Date d'échéance

Les factures sont payables avant le début de la nouvelle période de facturation. La date de facturation marque le début du délai de paiement.

6.4 Procédure en cas de retard de paiement

Si le paiement n'est pas reçu à temps, la procédure suivante s'applique :

• Jours 1–7 après l'échéance : Workly envoie un rappel de paiement automatique par e-mail. Pendant cette période, le compte reste pleinement opérationnel.
• Jours 8–14 après l'échéance : Un second rappel est envoyé. Workly se réserve le droit de restreindre certaines fonctionnalités (comme la création de nouveaux événements ou l'envoi de mailings).
• Jours 15–30 après l'échéance : Le compte est suspendu. Le Client et son personnel n'ont plus accès à la Plateforme. Toutes les données sont conservées pendant la période de suspension.
• Après 30 jours après l'échéance : Workly a le droit de résilier le Contrat avec effet immédiat. Le Client dispose de 30 jours supplémentaires pour exporter ses données, après quoi toutes les données seront définitivement supprimées.

6.5 Intérêts de retard et indemnité

En cas de retard de paiement, un intérêt de retard de 10 % par an sur le montant impayé est dû de plein droit et sans mise en demeure, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40,00 € par facture impayée pour couvrir les frais administratifs, sans préjudice du droit de Workly de réclamer une indemnité plus élevée si le dommage réel dépasse ce montant.

6.6 TVA

Tous les prix sur la Plateforme et le site web sont TVA incluse, sauf mention contraire expresse. La TVA applicable est mentionnée séparément sur la facture.

6.7 Indexation des prix

Workly peut indexer les prix annuellement sur la base de l'indice des prix à la consommation belge. Les modifications de prix sont communiquées par e-mail au moins 30 jours à l'avance. En cas d'augmentation de prix supérieure à 10 %, le Client a le droit de résilier le Contrat gratuitement avant la date d'entrée en vigueur des nouveaux prix.

Article 7 — Durée et Résiliation

7.1 Durée

Durée indéterminée (mensuel) ou 12 mois (annuel), tacitement reconduit.

7.2 Préavis

• Mensuel : 14 jours calendrier avant fin de période.
• Annuel : 1 mois avant fin de période.

7.3 Conséquences

30 jours d'accès en lecture pour export. Ensuite suppression définitive (sauf données financières: 7 ans). Pas de remboursement pour périodes entamées.

Article 8 — Stripe Connect

Frais d'application par transaction : Go/Basic 2,5 %, Plus/Pro 1,5 %, Go Plus/Enterprise 0 %. Le Client est soumis aux conditions de Stripe.

Article 9 — Bons cadeaux

Validité : 1 an (Art. VI.73/1 CDE). Le Client est responsable de l'utilisation et de la comptabilité. Workly facilite uniquement le traitement technique.

Article 10 — Propriété intellectuelle

Tous les droits de PI appartiennent à Workly BV. Le Client conserve la propriété de ses données. Copie, rétro-ingénierie et décompilation sont interdites.

Article 11 — Responsabilité

11.1 Limitation aux dommages directs uniquement

Workly n'est responsable que des dommages directs prouvés.

11.2 Exclusion des dommages indirects

En aucun cas : perte de bénéfice, de chiffre d'affaires, de revenus, atteinte à la réputation, stagnation d'activité, perte de données, dommage consécutif.

11.3 Maximum

Limité aux frais d'Abonnement payés au cours des 12 mois précédents.

11.4 Notification

14 jours calendrier après découverte, par écrit, sous peine de déchéance.

11.5 Sauvegardes

Le Client est seul responsable de ses sauvegardes et exports. Workly n'est pas responsable de la perte de données due à la négligence du Client.

11.6 Tiers

Workly n'est pas responsable des tiers (Stripe, Supabase, Vercel, Resend).

Article 12 — Vie privée

Conforme au RGPD (UE) 2016/679. Voir notre Politique de Confidentialité. Le Client est responsable du traitement; Workly est sous-traitant (Art. 28 RGPD).

Article 13 — Intégration Dimona et Mandat

13.1 Intégration Dimona

La Plateforme permet de soumettre électroniquement des déclarations Dimona (IN, OUT, DAILY, UPDATE et CANCEL) auprès de l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) via l'API officielle du gouvernement belge.

13.2 Mandat

Avant d'utiliser le module Dimona, le Client accorde à Workly BV un mandat électronique pour soumettre des déclarations Dimona auprès de l'ONSS au nom et pour le compte du Client. Ce mandat est géré via le portail Mahis de l'ONSS ou via un mécanisme équivalent accepté par le gouvernement.

13.3 Responsabilité du Client

Le Client, en tant qu'employeur, reste à tout moment responsable de :

• L'exactitude et l'exhaustivité des déclarations Dimona soumises (numéros NISS, dates de début et de fin, catégories de travailleurs).
• La soumission en temps utile conformément aux délais légaux (au plus tard au moment de l'entrée en service).
• La gestion et la révocation du mandat à la fin du Contrat.

13.4 Limitation de responsabilité

Workly agit uniquement en tant qu'intermédiaire technique et n'est pas responsable de :

• Erreurs dans les données saisies par le Client.
• Déclarations tardives ou non conformes résultant de saisies incorrectes ou incomplètes par le Client.
• Amendes ou sanctions imposées par l'ONSS ou l'Inspection sociale.
• Indisponibilité ou dysfonctionnements de l'API de l'ONSS ou du portail Mahis.

13.5 Journalisation et piste d'audit

Toutes les déclarations Dimona sont enregistrées sur la Plateforme avec l'horodatage, le type de déclaration, le numéro NISS et la réponse de statut de l'ONSS. Ces journaux sont conservés pendant 5 ans après la soumission.

Article 14 — Traitement des Données Personnelles du Personnel

14.1 Rôle du Client

Lorsque le Client saisit des données relatives au personnel sur la Plateforme (noms, numéros NISS, données contractuelles, horaires), le Client agit en tant que responsable du traitement pour ces données.

14.2 Rôle de Workly

Workly traite ces données exclusivement en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 RGPD, et uniquement aux fins des modules activés par le Client (planification du personnel, déclarations Dimona, enregistrement du temps).

14.3 Numéros NISS

Le numéro NISS est traité par Workly exclusivement pour la soumission de déclarations Dimona auprès de l'ONSS. Le traitement est fondé sur l'obligation légale du Client en tant qu'employeur (Art. 6(1)(c) RGPD jo. Loi du 24 janvier 2003 et législation ONSS). Les numéros NISS sont stockés de manière chiffrée (AES-256) et ne sont accessibles que via le module du personnel.

14.4 Mesures de sécurité

• Chiffrement des numéros NISS au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3).
• Contrôle d'accès : seul l'administrateur du Client peut consulter et modifier les numéros NISS.
• Row-Level Security (RLS) au niveau de la base de données : isolation stricte des données du personnel par organisation.
• Journalisation de chaque modification des dossiers du personnel.

14.5 Conservation et suppression

Les données du personnel sont conservées pendant la durée du Contrat. Après résiliation, le Client dispose de 30 jours pour exporter ses données, après quoi toutes les données du personnel (y compris les numéros NISS) sont définitivement et irréversiblement supprimées.

Article 15 — Obligations du Client

Informations correctes, confidentialité des accès, usage légal, responsabilité du personnel, conformité RGPD.

Article 16 — Disponibilité

Objectif de 99,5 % (obligation de moyen). Pas de SLA sauf accord Enterprise.

Article 17 — Force majeure

Internet, cyberattaques, mesures gouvernementales, catastrophes naturelles, pandemies. Suspension des obligations. Résiliation après 60 jours.

Article 18 — Modification des Conditions

Préavis de 30 jours par e-mail. Usage continu vaut acceptation.

Article 19 — Droit applicable et Litiges

Droit belge. Tribunal de l'entreprise d'Anvers, division de Turnhout.

Article 20 — Dispositions finales

Divisibilité. Ces Conditions, la Politique de Confidentialité et la Politique de Cookies forment l'accord intégral.