Algemene Voorwaarden

Artikel 1 — Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

“Workly”

Workly BV, met maatschappelijke zetel te Stationsstraat 85 E, 2250 Olen, België. BTW-nummer: [wordt aangevuld]. E-mail: info@worklyhq.com.

“Platform”

De SaaS-webapplicatie aangeboden door Workly, bereikbaar via worklyhq.com en eventuele subdomeinen, inclusief de bijhorende mobiele webapp (PWA).

“Klant”

Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt op het Platform en hiermee een Overeenkomst sluit met Workly.

“Gebruiker”

Iedere persoon die namens de Klant toegang heeft tot het Platform, met inbegrip van medewerkers via het personeelsportaal.

“Eindklant”

De klant of bezoeker van de Klant die via het Platform een bestelling plaatst, een reservatie maakt of een cadeaubon aankoopt.

“Diensten”

Alle door Workly via het Platform aangeboden functionaliteiten, zoals hieronder beschreven in Artikel 4.

“Overeenkomst”

De overeenkomst tussen Workly en de Klant die tot stand komt bij het aanmaken van een account en het aanvaarden van deze Algemene Voorwaarden.

“Abonnement”

Het door de Klant gekozen betalend plan dat toegang geeft tot (een deel van) de Diensten.

Artikel 2 — Toepassingsgebied

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het Platform, op elke Overeenkomst tussen Workly en de Klant, en op alle daaruit voortvloeiende verbintenissen. Afwijkende voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Workly deze schriftelijk heeft aanvaard.

Door een account aan te maken en het selectievakje "Ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden" aan te vinken, verklaart de Klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ze integraal te aanvaarden.

Artikel 3 — Totstandkoming van de Overeenkomst

De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het registratieproces op het Platform voltooit, inclusief het aanvinken van de acceptatie van deze Algemene Voorwaarden. Op dat ogenblik worden de datum en het tijdstip van aanvaarding, de aanvaarde versie van de voorwaarden, het IP-adres van de Klant en het e-mailadres van de gebruiker elektronisch geregistreerd.

Herroepingsrecht — B2B-uitsluiting: Het Platform richt zich uitsluitend tot professionele Klanten (ondernemingen in de zin van Boek I WER). Overeenkomstig artikel VI.53, 1° van het Wetboek van economisch recht is het herroepingsrecht van 14 dagen niet van toepassing op overeenkomsten die volledig zijn uitgevoerd met de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de consument. Bij activering van het account stemt de Klant in met de onmiddellijke uitvoering van de Diensten, waardoor geen herroepingsrecht geldt. Bovendien geldt het wettelijk herroepingsrecht uitsluitend voor consumenten (B2C) en niet voor professionele afnemers (B2B).

Artikel 4 — Beschrijving van de Diensten

Het Platform biedt, afhankelijk van het gekozen Abonnement, de volgende modules en functionaliteiten:

• Reservatiebeheer — Online reserveringssysteem voor horecazaken en cateringbedrijven, inclusief tafelplanning en gastenlijsten.
• Personeelsplanning — Shift- en urenregistratie, dienstplanning, personeelsportaal met PIN-toegang.
• Mailingcampagnes — E-mailnieuwsbrieven en campagnes naar klanten en gasten (met GDPR-conforme opt-in en afmeldmogelijkheid).
• Cadeaubonnen — Digitale cadeaubonnen die Eindklanten kunnen aankopen en inwisselen bij de Klant. Geldigheid: zie Artikel 9.
• QR-bestelsysteem — QR-code-gestuurde bestelpagina's waarmee Eindklanten ter plaatse of op afstand kunnen bestellen.
• Facturatie & Peppol — Factuurcreatie, -beheer en elektronische facturatie via het Peppol-netwerk.
• Voorraadbeheer — Productbeheer, voorraadtelling, winstmargeberekening en inzichten.
• Catalogus & Website — Online cataloguspagina met menukaart, aanpasbaar per organisatie.
• Financieel dashboard ("The Beast") — Winst- en verliesoverzichten, omzetanalyse, kostenbeheer.
• Offertes — Offertes aanmaken, versturen en opvolgen voor cateringopdrachten.

Workly behoudt zich het recht voor om nieuwe functionaliteiten toe te voegen, bestaande modules te verbeteren, of niet-essentiële functies aan te passen. Bij het verwijderen van een kernfunctionaliteit uit een betaald Abonnement wordt de Klant minstens 30 dagen op voorhand per e-mail verwittigd.

Artikel 5 — Abonnementen en Prijzen

5.1 Abonnementsformules

Workly biedt de volgende abonnementsformules aan:

Horeca:

• Go — €179/maand (jaarlijks: €165/maand)
• Plus — €299/maand (jaarlijks: €275/maand)
• Go Plus — €349/maand (jaarlijks: €320/maand)

Caterer:

• Basic — €179/maand (jaarlijks: €165/maand)
• Pro — €299/maand (jaarlijks: €275/maand)
• Enterprise — €349/maand (jaarlijks: €320/maand)

Alle prijzen zijn exclusief BTW (21%).

5.2 Gratis proefperiode

Nieuwe Klanten ontvangen een gratis proefperiode van 14 kalenderdagen. Tijdens deze periode is geen betalingsmiddel vereist. Na afloop dient de Klant een Abonnement te kiezen om het Platform te blijven gebruiken.

5.3 Prijswijzigingen

Workly mag prijzen aanpassen. Prijswijzigingen worden minstens 30 dagen voor de ingangsdatum per e-mail meegedeeld. Bij een prijsverhoging heeft de Klant het recht om de Overeenkomst op te zeggen vóór de ingangsdatum, conform Artikel 7.

Artikel 6 — Betalingsvoorwaarden

6.1 Voorafbetaling

Alle abonnementsgelden worden vooraf gefactureerd. Bij een maandelijks Abonnement ontvangt de Klant telkens vóór aanvang van de nieuwe maand een factuur voor de komende maand. Bij een jaarabonnement wordt het volledige jaarbedrag gefactureerd vóór aanvang van de nieuwe jaarperiode.

6.2 Betalingsmethoden

Betaling geschiedt via de betalingsmethoden die op het Platform beschikbaar zijn (creditcard, Bancontact, domiciliëring via Stripe). De Klant is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van zijn betalingsgegevens.

6.3 Vervaldatum

Facturen zijn betaalbaar vóór de aanvang van de nieuwe facturatieperiode. De factuurdatum geldt als aanvang van de betalingstermijn.

6.4 Procedure bij niet-tijdige betaling

Indien de betaling niet tijdig ontvangen is, geldt de volgende procedure:

• Dag 1–7 na vervaldatum: Workly stuurt een automatische betalingsherinnering per e-mail. Tijdens deze periode blijft het account volledig operationeel.
• Dag 8–14 na vervaldatum: Er wordt een tweede herinnering gestuurd. Workly behoudt zich het recht voor om bepaalde functionaliteiten te beperken (zoals het aanmaken van nieuwe evenementen of het verzenden van mailings).
• Dag 15–30 na vervaldatum: Het account wordt geschorst. De Klant en zijn medewerkers hebben geen toegang meer tot het Platform. Alle data blijft bewaard gedurende de schorsingsperiode.
• Na 30 dagen na vervaldatum: Workly heeft het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. De Klant krijgt nog 30 dagen om zijn data te exporteren, waarna alle data definitief wordt verwijderd.

6.5 Nalatigheidsintrest en schadevergoeding

Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsintrest verschuldigd van 10% per jaar op het openstaande bedrag, alsook een forfaitaire schadevergoeding van €40,00 per onbetaalde factuur ter dekking van de administratieve kosten, onverminderd het recht van Workly om een hogere vergoeding te vorderen indien de werkelijke schade dit bedrag overstijgt.

6.6 BTW

Alle prijzen op het Platform en de website zijn inclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De toepasselijke BTW wordt op de factuur afzonderlijk vermeld.

6.7 Prijsindexatie

Workly kan de prijzen jaarlijks indexeren op basis van de Belgische consumptieprijsindex. Prijswijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail meegedeeld. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% heeft de Klant het recht de Overeenkomst kosteloos op te zeggen vóór de ingangsdatum van de nieuwe prijzen.

Artikel 7 — Duur en Opzegging

7.1 Looptijd

De Overeenkomst wordt afgesloten voor onbepaalde duur bij een maandelijks Abonnement, of voor een bepaalde duur van 12 maanden bij een jaarlijks Abonnement, telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde periode.

7.2 Opzegtermijn

• Maandelijks Abonnement: opzegbaar met een opzegtermijn van 14 kalenderdagen vóór het einde van de lopende facturatieperiode.
• Jaarlijks Abonnement: opzegbaar met een opzegtermijn van 1 maand vóór het einde van de lopende jaarperiode.

Opzegging geschiedt via de instellingen op het Platform of per e-mail aan info@worklyhq.com.

7.3 Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging van de Overeenkomst behoudt de Klant gedurende 30 kalenderdagen leestoegang tot het Platform voor het exporteren van gegevens. Na deze termijn worden alle gegevens definitief verwijderd, met uitzondering van financiële gegevens die Workly wettelijk verplicht is te bewaren (7 jaar, conform Belgisch boekhoudrecht).

Er worden geen terugbetalingen verricht voor reeds aangevangen facturatieperioden.

Artikel 8 — Betalingsverwerking via Stripe Connect

Voor Klanten die het QR-bestelsysteem of de cadeaubonmodule gebruiken, verloopt de betalingsverwerking via Stripe Connect Express. In dat kader:

• De Klant is verplicht een eigen Stripe Connect-account aan te maken en te koppelen aan het Platform.
• Workly int een applicatievergoeding (transactiefee) op elke betaling, afhankelijk van het Abonnement:
  • Go / Basic: 2,5% per transactie
  • Plus / Pro: 1,5% per transactie
  • Go Plus / Enterprise: 0% per transactie
• De Klant is onderworpen aan de Stripe Connected Account Agreement en het Stripe Privacy Policy.
• Workly is niet verantwoordelijk voor beslissingen van Stripe met betrekking tot accountgoedkeuring, bevriezing van fondsen, of terugboekingen (chargebacks).

Artikel 9 — Cadeaubonnen

Cadeaubonnen die via het Platform worden uitgegeven zijn 1 jaar geldig vanaf de datum van aankoop, conform de Belgische wetgeving (Art. VI.73/1 WER).

• De Klant (horecazaak/cateraar) is als uitgever verantwoordelijk voor de correcte inwisseling en boekhouding van cadeaubonnen.
• Workly faciliteert uitsluitend de technische afhandeling (aanmaken, valideren, inwisselen) en is geen partij bij de overeenkomst tussen de Klant en de Eindklant.
• Workly is niet aansprakelijk voor misbruik, fraude of verlies van cadeaubonnen door de Klant of Eindklanten.
• Niet-gebruikte cadeaubonnen worden na de geldigheidsduur automatisch gedeactiveerd op het Platform.

Artikel 10 — Intellectueel Eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, het ontwerp, de documentatie en de merknaam "Workly" berusten uitsluitend bij Workly BV.

De Klant behoudt volledig eigenaarschap over alle gegevens die hij op het Platform invoert, uploadt of genereert (menukaarten, bestellingen, klantgegevens, etc.). Workly verkrijgt hierop een beperkte licentie, uitsluitend voor het leveren van de Diensten aan de Klant.

Het is de Klant verboden om het Platform, de broncode, het ontwerp of enig deel daarvan te kopiëren, reverse-engineeren, decompileren of te gebruiken voor het ontwikkelen van een concurrerend product.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

11.1 Beperking tot directe schade

Workly is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en bewezen gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen uit deze Overeenkomst.

11.2 Uitsluiting van indirecte schade

Workly is in geen geval aansprakelijk voor enige vorm van indirecte, bijzondere, incidentele of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot:

• Winstderving of gederfde omzet
• Gederfde inkomsten of gemiste besparingen
• Verlies van goodwill of reputatieschade
• Bedrijfsstagnatie of -onderbreking
• Verlies van gegevens (zie 11.5)
• Gevolgschade van welke aard dan ook
• Schade als gevolg van het gebruik van resultaten of adviezen gegenereerd door het Platform

11.3 Maximale aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Workly is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Klant gedurende de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan Abonnementsgelden aan Workly heeft betaald. Indien de Klant minder dan 12 maanden klant is, wordt dit bedrag pro rata berekend.

11.4 Meldingsplicht

De Klant dient elke schade binnen 14 kalenderdagen na ontdekking schriftelijk te melden aan Workly (via e-mail aan info@worklyhq.com), bij gebreke waarvan elk recht op schadevergoeding vervalt. De melding dient een gedetailleerde beschrijving van de schade, de vermoedelijke oorzaak en de geschatte omvang te bevatten.

11.5 Schadebeperkingsplicht en back-ups

De Klant is verplicht redelijke maatregelen te nemen om schade te beperken zodra hij een gebrek of storing in het Platform constateert.

De Klant is als enige verantwoordelijk voor het regelmatig maken van back-ups en het exporteren van zijn gegevens. Workly stelt hiervoor exportfunctionaliteit ter beschikking via het Platform. Workly is niet aansprakelijk voor gegevensverlies als gevolg van nalatigheid van de Klant om back-ups te maken.

11.6 Derden

Workly is niet aansprakelijk voor storingen, fouten, tekortkomingen of schade veroorzaakt door diensten van derden waarvan het Platform gebruik maakt, waaronder Stripe (betalingsverwerking), Supabase (database-hosting), Vercel (applicatiehosting) en Resend (e-maildienst). Voor deze diensten gelden de eigen voorwaarden en aansprakelijkheidsbeperkingen van de betreffende aanbieder.

Artikel 12 — Privacy en Gegevensbescherming

Workly verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR — Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Voor een volledige beschrijving van welke gegevens worden verzameld, op welke rechtsgrond, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten de Klant en zijn Eindklanten hebben, verwijzen wij naar ons Privacybeleid.

Wat betreft de persoonsgegevens van Eindklanten (bestelgegevens, e-mail, telefoon): de Klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en Workly als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De bepalingen van de Overeenkomst gelden als verwerkersovereenkomst.

Artikel 13 — Dimona-koppeling en Mandaat

13.1 Dimona-integratie

Het Platform biedt de mogelijkheid om Dimona-aangiftes (IN, OUT, DAILY, UPDATE en CANCEL) elektronisch in te dienen bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) via de officiële API van de Belgische overheid.

13.2 Mandaat

Alvorens de Dimona-module te gebruiken, verleent de Klant aan Workly BV een elektronisch mandaat om in naam en voor rekening van de Klant Dimona-aangiftes in te dienen bij de RSZ. Dit mandaat wordt beheerd via het Mahis-portaal van de RSZ of via een equivalent mechanisme dat door de overheid wordt aanvaard.

13.3 Verantwoordelijkheid van de Klant

De Klant blijft als werkgever te allen tijde verantwoordelijk voor:

• De juistheid en volledigheid van de ingediende Dimona-aangiftes (INSZ-nummers, begin- en einddatums, werknemerscategorieën).
• Het tijdig indienen van de aangiftes conform de wettelijke termijnen (uiterlijk op het moment van indiensttreding).
• Het beheer en de intrekking van het mandaat bij beëindiging van de Overeenkomst.

13.4 Beperking van aansprakelijkheid

Workly fungeert uitsluitend als technisch doorgeefluik en is niet aansprakelijk voor:

• Fouten in de door de Klant ingevoerde gegevens.
• Laattijdige of niet-conforme aangiftes als gevolg van onjuiste of onvolledige invoer door de Klant.
• Boetes of sancties opgelegd door de RSZ of de Sociale Inspectie.
• Onbeschikbaarheid of storingen van de RSZ-API of het Mahis-portaal.

13.5 Logging en audit trail

Alle Dimona-aangiftes worden gelogd op het Platform met vermelding van het tijdstip, het type aangifte, het INSZ-nummer en het statusantwoord van de RSZ. Deze logs worden bewaard gedurende 5 jaar na indiening, in overeenstemming met de sociale bewaarverplichtingen.

Artikel 14 — Verwerking van Persoonsgegevens van Personeel

14.1 Rol van de Klant

Wanneer de Klant personeelsgegevens invoert op het Platform (namen, INSZ-nummers, contractgegevens, uurroosters), treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens.

14.2 Rol van Workly

Workly verwerkt deze personeelsgegevens uitsluitend als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, en enkel ten behoeve van de door de Klant geactiveerde modules (personeelsplanning, Dimona-aangiftes, urenregistratie).

14.3 INSZ-nummers

Het INSZ-nummer (Identificatienummer van de Sociale Zekerheid) wordt door Workly verwerkt uitsluitend voor het indienen van Dimona-aangiftes bij de RSZ. De verwerking is gebaseerd op de wettelijke verplichting van de Klant als werkgever (Art. 6(1)(c) AVG jo. Wet van 24 januari 2003 en RSZ-wetgeving). INSZ-nummers worden versleuteld opgeslagen (AES-256) en zijn uitsluitend toegankelijk via de personeelsmodule.

14.4 Beveiligingsmaatregelen

Workly neemt bijzondere technische en organisatorische maatregelen voor personeelsgegevens:

• Versleuteling van INSZ-nummers in rust (AES-256) en in transit (TLS 1.3).
• Toegangscontrole: alleen de Klant-beheerder kan INSZ-nummers inzien en bewerken.
• Row-Level Security (RLS) op databaseniveau: strikte isolatie van personeelsgegevens per organisatie.
• Audit logging van elke wijziging aan personeelsrecords.

14.5 Bewaring en verwijdering

Personeelsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Na beëindiging beschikt de Klant over 30 dagen om gegevens te exporteren, waarna alle personeelsgegevens (inclusief INSZ-nummers) definitief en onomkeerbaar worden verwijderd, onverminderd wettelijke bewaarverplichtingen.

Artikel 15 — Verplichtingen van de Klant

De Klant verbindt zich ertoe:

• Correcte en actuele bedrijfs- en contactgegevens te verstrekken en up-to-date te houden.
• De inloggegevens en toegangscodes tot het Platform vertrouwelijk te houden en niet te delen met onbevoegden.
• Het Platform uitsluitend te gebruiken voor wettige doeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
• Verantwoordelijkheid te dragen voor alle activiteiten die plaatsvinden onder zijn account en die van zijn medewerkers.
• Geen handelingen te verrichten die de werking, stabiliteit of veiligheid van het Platform kunnen schaden.
• De toepasselijke GDPR-wetgeving na te leven bij het verwerken van persoonsgegevens van Eindklanten via het Platform.

Artikel 16 — Beschikbaarheid

Workly streeft naar een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% op jaarbasis, gemeten buiten geplande onderhoudsvensters. Dit is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

• Gepland onderhoud wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en wordt wanneer mogelijk vooraf aangekondigd.
• Workly garandeert geen ononderbroken of foutloze werking van het Platform.
• Er geldt geen Service Level Agreement (SLA) met financiële compensatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen voor Enterprise-klanten.

Artikel 17 — Overmacht

Workly is niet aansprakelijk voor het niet of niet-tijdig nakomen van verplichtingen als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan:

• Storingen in het internet, telecommunicatienetwerken of hostinginfrastructuur
• DDoS-aanvallen, cyberaanvallen of andere vormen van computercriminaliteit
• Overheidsmaatregelen, wetswijzigingen of rechterlijke bevelen
• Natuurrampen, pandemieën, oorlog of terrorisme
• Staking of arbeidsonrust bij toeleveranciers
• Storingen bij de in Artikel 11.6 genoemde derden

Gedurende de periode van overmacht worden de verplichtingen van Workly opgeschort. Indien de overmachtsituatie langer dan 60 kalenderdagen aanhoudt, heeft elke partij het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 18 — Wijziging van Voorwaarden

Workly behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minstens 30 kalenderdagen vóór de ingangsdatum per e-mail meegedeeld aan de Klant.

Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden. Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan hij de Overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden, met inachtneming van de toepasselijke opzegtermijn uit Artikel 7.

Artikel 19 — Toepasselijk Recht en Geschillen

Deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst worden beheerst door het Belgisch recht.

Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst wordt exclusief voorgelegd aan de Ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Turnhout, onverminderd het recht van Workly om een vordering in te stellen bij de rechtbank van de woonplaats of maatschappelijke zetel van de Klant.

Artikel 20 — Salvabiliteit en Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het economische doel van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

Deze Algemene Voorwaarden vormen, samen met het Privacybeleid en het Cookiebeleid, de volledige overeenkomst tussen Workly en de Klant met betrekking tot het gebruik van het Platform.